Voor werkgevers en zelfstandigen

Sociaal secretariaat in België: wat het doet en waar je op let

Een sociaal secretariaat neemt de loon- en personeelsadministratie van uw onderneming over: loonbrieven, Dimona, DmfA, sectorale cao’s, vakantiegeld en de jaarafsluiting. Op deze pagina leest u wat die rol precies inhoudt, wat er níet onder valt, en welke vragen u stelt vóór u kiest of verandert.

Wat doet een sociaal secretariaat?

Een sociaal secretariaat is de administratieve brug tussen uw onderneming en de instanties die met loon te maken hebben: de RSZ, de fiscus, uw paritair comité, de vakantiekassen en de verzekeraars. De concrete opdrachten vallen meestal in zes groepen uiteen.

Loonberekening en loonbrieven

Elke maand het brutoloon omzetten naar netto, met RSZ-bijdragen, bedrijfsvoorheffing, werkbonus, voordelen in natura en inhoudingen. Het secretariaat levert de loonbrieven en de betaalbestanden voor de bank.

Aangiftes bij de RSZ en de fiscus

Dimona bij elke in- en uitdiensttreding, de kwartaalaangifte DmfA, en de fiscale fiches en Belcotax-aangifte op jaarbasis. Dit zijn wettelijke verplichtingen met vaste termijnen.

Toepassen van de juiste sectorregels

Uw paritair comité bepaalt minimumlonen, barema’s, premies, anciënniteitsregels en indexmomenten. Een secretariaat volgt de cao’s van uw sector op en past ze toe in de berekening.

Arbeidsovereenkomsten en sociale documenten

Opmaak van contracten, bijlagen bij deeltijds werk, arbeidsreglement, en documenten bij uitdiensttreding zoals het C4. Vaak ook de opvolging van clausules en proefperiodes.

Afwezigheden en bijzondere situaties

Ziekte en gewaarborgd loon, arbeidsongevallen, tijdskrediet, thematisch verlof, tijdelijke werkloosheid, en de administratie die daarbij hoort.

Vakantiegeld, premies en jaarafsluiting

Berekening van enkel en dubbel vakantiegeld, eindejaarspremie volgens uw sector, en de volledige jaarafsluiting met de bijhorende attesten.

Wat een sociaal secretariaat níet is

Veel verwarring ontstaat doordat verschillende dienstverleners op elkaar lijken. Dit valt buiten de opdracht van een sociaal secretariaat:

Geen boekhouder

Een boekhouder of accountant doet uw algemene boekhouding, btw-aangiftes en jaarrekening. Een sociaal secretariaat doet de loon- en personeelsadministratie. Beide werken vaak samen, maar het zijn andere opdrachten.

Geen externe preventiedienst

Welzijn op het werk, arbeidsgeneeskundig onderzoek en risicoanalyse horen bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW). Sommige groepen bieden beide aan, maar het is een afzonderlijke wettelijke verplichting.

Geen vakbond en geen sociale inspectie

Een sociaal secretariaat vertegenwoordigt uw onderneming administratief. Het is geen werknemersorganisatie en geen overheidsdienst.

Geen vervanging van uw eigen beslissingen

Loonbeleid, aanwervingen en arbeidsvoorwaarden blijven uw keuzes. Het secretariaat voert uit, berekent en adviseert — het beslist niet in uw plaats.

Wanneer u er een nodig hebt

Het kantelmoment is de eerste werknemer. Vanaf dan gelden termijnen die niet opschuiven: de Dimona moet er zijn vóór de eerste arbeidsprestatie, de DmfA volgt per kwartaal, en de loonbrief hoort bij elke betaling. Daarnaast zijn er momenten waarop werkgevers vaak heroverwegen:

  • U start met personeel. U hebt een inschrijving bij de RSZ nodig, de juiste sectorindeling en een arbeidsongevallenverzekering vóór dag één.
  • U groeit van een paar naar tientallen medewerkers. Wat met drie loonbrieven nog handmatig kon, wordt dan een proces: tijdsregistratie, variabele lonen, ploegenwerk, verlofplanning.
  • U verandert van activiteit of sector. Een ander paritair comité betekent andere barema’s, premies en indexmomenten.
  • U bent niet tevreden over de opvolging. Fouten in loonbrieven, trage antwoorden of een vast contactpunt dat voortdurend wijzigt zijn de meest genoemde redenen om te veranderen.

Hoe de prijs doorgaans is opgebouwd

Prijzen verschillen sterk per dienstverlener en per dossier, en hangen af van uw sector, het aantal loonbrieven en hoeveel u zelf digitaal ingeeft. We zetten hier bewust geen bedragen of percentages: die zouden voor uw situatie weinig betekenen. Wat u wél kunt doen, is vragen om de prijs per onderdeel uitgesplitst te krijgen. Dan ziet u waar de verschillen zitten:

  • een terugkerende kost per verwerkte loonbrief of per medewerker;
  • een vaste dossier- of abonnementskost, los van het aantal loonbrieven;
  • eenmalige kosten bij de opstart of bij de overname van een bestaand dossier;
  • kosten voor afzonderlijke verrichtingen: Dimona buiten de reguliere stroom, C4, attesten, correcties, retroactieve aanpassingen;
  • de jaarlijkse verrichtingen: vakantiegeld, eindejaarspremie, fiscale fiches, jaarafsluiting;
  • optionele diensten: juridisch advies, HR-tools, tijdsregistratie, onboarding van medewerkers.

Vraag ook naar de indexatie van de tarieven en naar de opzegtermijn. Twee voorstellen met een gelijkaardige basisprijs kunnen jaarlijks ver uiteenlopen zodra de losse verrichtingen meegerekend worden.

Veranderen van sociaal secretariaat

Drie zaken bepalen of een overstap vlot verloopt:

  1. Timing. Een overstap op een kwartaal- of jaargrens vermijdt dat twee partijen hetzelfde kwartaal moeten aangeven.
  2. Overdracht van historiek. Anciënniteit, opgebouwde vakantierechten, lopende ziektedossiers en fiscale gegevens moeten mee. Vraag wie dat uitvoert, binnen welke termijn en tegen welke kost.
  3. Opzeg bij uw huidige partner. Controleer de termijn en de vorm in uw overeenkomst vóór u elders ondertekent.

Voorstellen opvragen voor uw eigen situatie

Omdat de prijs en de dienstverlening afhangen van uw sector, uw aantal medewerkers en de manier waarop u werkt, komt u pas verder met voorstellen op basis van uw eigen gegevens. Op de vergelijkingspagina leest u eerst waarop u inhoudelijk vergelijkt, en vraagt u daarna vrijblijvend voorstellen aan.

Naar vergelijken en aanvragen

Loonberekening.be is zelf geen sociaal secretariaat. Uw aanvraag wordt doorgegeven aan Bobex.com NV, die ze bezorgt aan dienstverleners; zij nemen rechtstreeks contact met u op. Zie het privacybeleid.

Veelgestelde vragen

Bent u werknemer, geen werkgever?

Dan hebt u geen sociaal secretariaat nodig. Gebruik de bruto-nettocalculator om te zien wat er van uw brutoloon overblijft, of lees meer over de RSZ-bijdrage en de bedrijfsvoorheffing.